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Offre d'Emploi
Secrétaire général-e 
Cahier des charges PDF 

Indentification du poste : 

Le-la collaborateur-trice fait partie du personnel de la Commune. Il/elle est soumis/e au contrat de travail en vigueur. Toutefois, les conditions du présent cahier des charges complètent ce dernier.

Service : Administration - Secrétariat communal

Dénomination du poste : Secrétaire général-e 

Taux d’activité : 80 % au minimum 

Positionnement hiérarchique : 

Supérieur-e-s direct-e-s : Exécutif (Maire et Adjoint-e-s) 

Collègues subordonné-e-s :

  • Secrétaire-réceptionniste 
  • Concierge école-mairie 
  • Concierge Gyvi 
  • Employé communal 
  • Auxiliaire 

Est remplacé-e : Partiellement par la secrétaire-réceptionniste 

Remplace : la secrétaire-réceptionniste 

Vacances
Elles ne peuvent pas être prises en même temps que la secrétaire-réceptionniste. 

Mission générale du poste 

Le-la secrétaire général-e exécute et supervise les tâches administratives, relationnelles ou organisationnelles confiées par le pouvoir exécutif.

Il-elle se positionne aussi comme force de proposition pour le développement de l’administration et de la communication devant répondre au développement de la Commune et aux besoins y relatifs.

Ces principaux axes de missions sont : 

  • Assurer la liaison entre l’Exécutif et les prestations administratives, voire avec la population ; 
  • Assister, conseiller et décharger l’Exécutif dans l’accomplissement de ses tâches  ; 
  • Accompagner l’Exécutif et représenter la Commune en diverses situations (événements, commissions, groupements, projets, etc.) ;
  • Garantir une information de qualité à la population, y compris par le biais des supports de communication (site internet, tous-ménages, rapport annuel, etc.) ;
  • Réaliser ou superviser le fonctionnement des tâches et projets de l’administration communale ;
  • Promouvoir une image claire et positive de l’administration communale au sein et à l’extérieur de la commune.

Exigences requises : 

Formation : Master en administration publique ou formation jugée équivalente
Expérience : Poste similaire dans une administration publique ou dans le privé

Connaissances particulières requises

  • Sens du service public, bonnes connaissances politiques et sociales 
  • Connaissances du fonctionnement des structures communales et cantonales 
  • Sens de la communication et du relationnel 
  • Maîtrise orale et écrite de la langue française 
  • Aisance rédactionnelle et prise de procès-verbaux 
  • Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques usuels 
  • Sens des responsabilités, esprit d’analyse et de synthèse 

Connaissance particulières constituant un plus pour la fonction

  • Expérience dans le management d’une petite équipe 
  • Expérience dans la gestion de projets 
  • Connaissances de base des outils financiers et de la gestion de budget 
  • Compétences de généraliste dans le cadre juridique légal 

Qualités et compétences générales

  • Méthodologie et rigueur 
  • Bonne présentation 
  • Autonomie
  • Respect de la confidentialité et loyauté 

Responsabilités et tâches 

  • Traitement du courrier journalier (postal et mail) 
  • Rédaction des correspondances communales 
  • Superviser le site internet 
  • Superviser le « tous-ménages » mensuel 
  • Collaborer à l’élaboration de rapport annuel de la Commune 
  • Tenue du contrôle des habitants (application Calvin) 
  • Élaboration des documents d’identités (carte d’identité) 
  • Comptabilité (facturation – tenue de la comptabilité sans bouclement de fin d’année – présentation des comptes annuels- élaboration et suivi du budget) 
  • Taxe professionnelle communale (taxation et suivi des dossiers) 
  • Système de contrôle interne 
  • Planification, coordination et organisation des manifestations communales (Promotions, 1er Août, Escalade, Marché de Noël ou fenêtre de l’Avent, Fête de Noël et divers) via le portail e-demarches 
  • Élaboration des convocations pour les diverses séances 
  • Élaboration des délibérations, résolutions à voter
  • Étude et élaboration des règlements 
  • Gestion du personnel – responsable RH 
  • Gestion des demandes de naturalisations 
  • Gestion des demandes d’autorisation (application APA-Demat) 
  • Gestion des archives 
  • Gestion du cimetière 
  • Gestion de demandes d’appartements 
  • Présence aux diverses séances (exécutives, conseils municipaux et toutes autres séances)
  • Relation avec les institutions bancaires et régies 

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